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我国内控的实施环境与西方有很大的不同在于,中国是人情味十足的社会。许多内部控制程序在西方法制社会里可能是习以为常、天经地义的事,但在我国就会显得困难,或处处碰壁。如果设职务分离控制,人们会视之为不相信人,不尊重人格。如果设授权批准控制,人们会感到别扭,认为程序道数多和签字的人多。如此这样,导致控制当事人不愿当面得罪人,使审批程序、职务分离形同虚设。
笔者曾遇到这种情况,一位财务总监比较秉公办事,下面的经办人感到审批不易通过,于是来了个曲线迂回,先到总经理那里,说此事如何重要、紧迫,但一时找不到财务总监(其实没有找),请总经理先批了,总经理也糊里糊涂地批了。然后,他去财务总监那里报批,财务总监看总经理都批了,还要什么审批,于是大笔一挥——通过。但财务总监心里不舒服,总经理怎么随意审批呢,但又不好意思说。
那经办人则窃喜,这就是审批程序的失败。如果采用信息化授权审批程序,则上述程序失败则可避免。第一审批必须经过财务总监,只有经过财务总监审批后才能进入总经理第二审批,经办人也就没有违反审批程序的机会。
在面对面管理时,中国人也会因情面使控制失效。如某一业务有三道审批,第一人审批时认为反正后面有人把关,何必当面得罪人,于是审批通过;第二人审批时觉得前面已有控制,后面还有人审批,不必斤斤计较,也大笔一挥过去;轮到第三人审批时,感到既然前二人已批了,就睁只眼闭只眼放行吧。
结果,三人审批等于没人审批。如果实行内部控制信息化,加上明确审批责任,可大大减少在人情面前审批力度衰减的现象。
因此,在人情味较重的企业环境里,信息化是保障内部控制程序运行的重要手段。从一些大企业实施内部控制的经验总结看,其内部控制无不是与信息化同步实施才取得良好的成效。
我国《企业内部控制基本规范》第七条规定:企业应当运用信息技术加强内部控制,建立与经营管理相适应的信息系统,促进内控流程与信息系统的有机结合,实现对业务和事项的自动控制,建立或消除人为操纵因素。我认为这一规定很有针对性,符合我国国情。
当然,内部控制信息化也会带来系列问题:内部控制开发成本增加,会与内部控制追求效益和效率的目标发生矛盾;容易重内部控制形式,轻内部控制实质,企业管理者只熟悉内部控制信息化操作界面,不知其内在本质,久而久之会淡化内部控制观念和方法;一旦企业业务发生变化,内控无法及时跟进;内控信息化对内部控制测试技术也会提出新的要求。
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